Miltä näyttää ERP‑uudistus jätealalla silloin, kun teknologia, toimialan erityisvaatimukset ja aito kumppanuus kohtaavat?

 

Jätehuollon toimintaympäristö asettaa toiminnanohjausjärjestelmille erityisiä vaatimuksia. Lainsäädäntö, vahva rakennuskohtainen ohjaus, monimuotoinen asiakkuusmalli sekä suuret tietomäärät edellyttävät järjestelmältä joustavuutta, ajantasaisuutta ja toimialan syvää ymmärrystä.

Tämä julkaisu kokoaa yhteen Lakeuden Etapin käynnissä olevan J360° toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) ‑käyttöönottoprojektin keskeiset havainnot ja opit. Sisältö pohjautuu Softeran ja Lakeuden Etapin yhteisessä webinaarissa jaettuihin kokemuksiin, joissa avattiin konkreettisesti, miksi uudistukseen lähdettiin, miten laaja kokonaisuus rakennetaan hallitusti ja millaisia vaikutuksia sillä on jätehuollon arkeen nyt ja tulevaisuudessa.

 

Uudistus aidosta tarpeesta

 

Lakeuden Etapin ERP‑uudistuksen taustalla on yhtiön tavoite kehittää toimintaansa kokonaisvaltaisesti. Hankinnan tavoitteena oli työn sujuvoittaminen: manuaalisen työn vähentäminen, reaaliaikaisten rajapintojen hyödyntäminen ja automaation lisääminen koko toimintaketjussa.

Keskeistä hankkeessa on ollut lähteminen liikkeelle Etapin todellisista tarpeista. Järjestelmän toiminnallisuuksia ei ole rakennettu irrallisina moduuleina, vaan yhtenä kokonaisuutena, jota Softera kehittää tiiviissä yhteistyössä Etapin kanssa.

 

Laaja mutta yhtenäinen ERP‑kokonaisuus

 

Uusi ERP‑ratkaisu tulee kattamaan Lakeuden Etapin keskeiset operatiiviset ja hallinnolliset toiminnot. Kokonaisuuteen sisältyvät asiakashallinta, rakennus‑ ja tuotehallinta, tapahtumien hallinta, laskutusaineistojen muodostaminen, asiakaspalvelun työkalut, palautteiden ja poikkeamien käsittely, sähköinen asiointi sekä raportointi.

Toimivan arjen mahdollistavat laajat integraatiot. Järjestelmään toteutetaan rajapintoja muun muassa laskutukseen, kiinteistötietopalveluihin, luottotietojen tarkistukseen, BI‑raportointiin ja Suomi.fi‑tunnistautumiseen. Lisäksi keskeisiä taustajärjestelmiä upotetaan ERP:n sisään omiksi näkymikseen, jolloin käyttäjät voivat toimia yhdestä käyttöliittymästä käsin.

 

Asiakkaalle yksi asiakkuus – Etapille selkeä kokonaiskuva

 

Yksi merkittävimmistä toimintamallin muutoksista on siirtyminen yhden asiakkuuden malliin. Jatkossa asiakkaalla on yksi asiakasnumero riippumatta kiinteistöjen määrästä tai niissä tapahtuvista muutoksista. Tämä vähentää päällekkäisyyksiä ja helpottaa sekä asiakkaan asiointia että asiakaspalvelun työtä.

Kaikki asiakasyhteydenotot – puhelut, sähköpostit, chatit ja sähköinen asiointi – keskitetään yhteen järjestelmään, jossa niistä muodostuu käsiteltäviä tehtäviä. Selainpohjainen käyttöliittymä opastaa käyttäjiä, ehdottaa sopivia vaihtoehtoja ja tukee prosessien yhdenmukaistamista.

 

Rakennukset keskiössä – toimialan vaatimukset osana järjestelmää

 

Jätealalle tyypillinen piirre on rakennusten keskeinen rooli palveluiden määrittelyssä ja valvonnassa. Lakeuden Etapin uudessa ERP‑ratkaisussa rakennukset toimivat tiedonhallinnan ytimenä. Jätehuoltomääräykset tuodaan suoraan järjestelmään rakennustyypeittäin, jolloin palveluiden saatavuus ja velvoitteet voidaan määritellä luotettavasti.

Rakennuksiin liitetyt tiedot, käyttötarkoitus ja jätevesijärjestelmät säilyvät järjestelmässä myös asiakkuuden vaihtuessa. Lisäksi jätekimppojen hallinta toteutetaan roolien kautta ilman erillisiä asiakaskortteja. Tämä parantaa tiedon jatkuvuutta ja helpottaa asiakaskokonaisuuksien hahmottamista.

 

Hallittu projekti ja tiivis yhteistyö

 

ERP‑uudistus on ollut alusta asti vahvasti johdettu projekti. Sama projektiryhmä on työskennellyt hankkeen parissa koko matkan ajan, mikä on helpottanut vaatimusten määrittelyä ja yhteisen ymmärryksen syntymistä. Projektisuunnitelma on toiminut vakaana runkona aikataulutukselle ja resurssien varaamiselle.

Yhteistyö Softeran ja Lakeuden Etapin välillä on sisältänyt runsaasti työpajoja, ohjaus‑ ja johtoryhmätyöskentelyä sekä vaiheittaista testikäyttöä. Järjestelmän testiversiot ovat jo käytössä, ja henkilöstöä valmistellaan käyttöönottoon suunnitelmallisesti.

 

Kohti käyttöönottoa ja jatkuvaa kehittämistä

 

Hanke etenee parhaillaan toteutusten katselmointiin, jatkotestaukseen ja tietomigraation tarkennuksiin. Käyttöönotto ajoittuu loppuvuoteen, ja se toteutetaan hallitusti koulutussuunnitelman mukaisesti

Uuden ERP‑kokonaisuuden karttarakenne mahdollistaa jatkokehityksen myös tulevaisuudessa, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. J360° ei ole staattinen ratkaisu, vaan alusta, jota kehitetään yhdessä asiakkaan kanssa liiketoiminnan ja toimintaympäristön tarpeiden mukaan.